Depuis sa création, l’UPAC a développé une expertise unique en matière de lutte contre la corruption. En agissant sur trois fronts distincts afin de prévenir, vérifier et enquêter, elle est au fait de l’apparition et de l’évolution des différents stratagèmes de corruption et de collusion.

Pour nous appuyer dans notre démarche de prévention, nous avons ainsi bâti une banque de connaissances, basée sur un travail poussé de recherche et d’analyse, des meilleures pratiques de bonne gouvernance en matière en gestion des risques liés à la corruption et à la collusion. À l’aide de ces bases, nous avons ensuite développé une démarche afin d’accompagner toutes les administrations publiques dans ce processus essentiel.

Au fil des ans, nos liens étroits avec le Secrétariat du conseil du trésor et les nombreuses séances de travail et de discussion avec les différents ministères et organismes nous ont permis de bonifier cette démarche.
 

Elle s’adresse à toute organisation qui désire prévenir les risques de corruption et de collusion au sein de sa gestion contractuelle.

Le SCT a émis la Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (« Directive », 2016) qui oblige les organismes publics soumis à l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) à mettre en place un plan de gestion des risques et à produire un rapport de revue et de surveillance de ce plan.

Toutefois, il n’est pas obligatoire d’utiliser les services, les outils ou la démarche de l’UPAC. Notre trousse a été créée pour soutenir les différents organismes dans l’application de la Directive et leur donner les conseils qui relèvent de notre expertise.

Les villes et municipalités ne sont pas assujetties à l’article 4 de la LCOP, donc à la Directive. Toutefois, produire un plan de gestion des risques de corruption et de collusion est fortement suggéré puisqu’il est dans l’intérêt des administrations publiques, et ce, dans une perspective de saine gestion de l’intégrité publique.

Cette démarche vise tout d’abord à sensibiliser les organisations publiques aux risques possibles en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle. 

Ensuite, elle vise à les accompagner dans :

• l’implantation d’un processus structuré et uniformisé de gestion des risques;
• l’élaboration d’un plan de gestion des risques;
• la définition des rôles et responsabilités des différents intervenants;
• la définition des mesures pouvant permettre d’atténuer les risques;
• la définition des mécanismes associés à la reddition de compte 

Ces outils ont notamment pour référence le cadre juridique gouvernemental, la Directive concernant la gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (2016), la norme ISO 31000 Management du risque, la norme ISO 37001 Systèmes de management anti-corruption, la norme COSO Enterprise Risk Management ainsi que les normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne (IIA).

Aucune transition n’est demandée ni même suggérée. La méthode que vous utilisez et la manière avec laquelle vous évaluez vos risques sont probablement déjà efficaces. Fiez-vous aux recommandations faites lors de l’audit de votre démarche.

D’ailleurs, la nouvelle trousse propose la même démarche qu’auparavant, mais expliquée étape par étape et avec des outils simplifiés. Cela vise surtout à aider les nouvelles organisations, les petites qui trouvaient l’ancienne trousse trop vaste pour leurs réalités, les villes et municipalités, etc.

Il faut d’abord et avant tout que l’initiative et le message concernant l’importance d’une telle démarche provienne de la haute direction. Conséquemment, toute l’équipe de gestion doit s’impliquer pleinement, mettre à profit ses ressources et intégrer les objectifs de la gestion des risques à son plan d’action.

Aussi, il est fort utile d’assigner une personne à la coordination de la démarche afin qu’elle dirige les activités de mise en œuvre et de suivi des travaux du plan de gestion des risques (choix de la méthodologie, accompagnement de la direction, actions prises en conformité avec les directives ou règles en vigueur, rédaction de rapports, circulation de l’information, formation, etc.).

Enfin, des employés doivent être désignés et savoir qu’ils devront être disponibles pour participer aux séances d’appréciation des risques. Chaque risque ou groupe de risques doit être traité par une équipe qui connait les processus y étant associés. La composition des équipes peut varier d’un risque à l’autre. Les équipes doivent inclure des personnes qui possèdent des expertises complémentaires (administration, analyse de marchés, adjudication, etc.) et un gestionnaire (idéalement celui qui pourrait devenir le propriétaire du risque).

La formation ainsi que l’accès aux outils développés par l’UPAC sont offerts sans frais à l’ensemble des organisations publiques du Québec y compris les villes et municipalités. 

Dans le jargon de la gestion des risques, « traiter » le risque signifie de planifier des mesures d’atténuation, de prévention ou correctrices que l’on souhaite « réellement » mettre en place dans l’organisation.

Il ne faut donc pas mélanger l’identification et le traitement des risques. L’organisation doit procéder rigoureusement afin d’identifier toutes les vulnérabilités (risques) auxquelles elle pourrait être confrontée. Ensuite, elle doit les évaluer en entier pour pouvoir prendre la bonne décision quant à leur traitement.

Selon le seuil de tolérance au risque déterminé préalablement par l’équipe de gestion, le résultat de l’évaluation de chaque risque guidera l’équipe de travail qui décidera alors s’il vaut de « traiter » un risque ou non. L’ajout de nouvelles mesures, s’il y a lieu, se fera en tenant compte du contexte et des ressources disponibles.

Pour les ministères et organismes assujettis à la Directive, il est obligatoire de demander un audit au moins une fois tous les trois ans. Cette exigence de la Directive vise à ce que les organisations s’assurent de l’efficacité de leur démarche ainsi que des mesures mises en place.

Toutefois, l’audit représente une bonne pratique de management proactif. Par exemple, il pourrait être utile pour une jeune organisation de demander un audit de ses processus en général pour avoir un avis extérieur et s’assurer d’une amélioration efficiente. Ou encore, une organisation plus mûre pourrait demander un audit des appels d’offres et/ou des contrats octroyés pour mieux cibler ses vulnérabilités ou tout simplement dans un objectif d’amélioration continue.

Il est important de savoir qu’il n’est aucunement obligatoire d’avoir recours à des firmes privées. L’audit peut être fait par une personne à l’interne (indépendante à la démarche), par une organisation partenaire ou par tout autre ressources jugée compétente par la haute direction.